منصة إدارة المجالس واللجان

الأدوار والصلاحيات

سبعة أدوار مرتّبة هرميًا من الأعلى صلاحيةً إلى الأقل. الدور يحدّد التبويبات التي تراها والإجراءات التي يمكنك تنفيذها.

جدول الأدوار

لوحة التحكم

صفحتك الرئيسية الشخصية: نظرة سريعة على أهم أرقامك، وأزرار وصول سريع لأكثر المهام استخدامًا.

ما ستجده هنا

إجراءات سريعة

تظهر أزرار مختصرة بحسب صلاحياتك، مثل: جدولة اجتماع، إنشاء محضر، إنشاء مجلس، عرض التبليغات، إضافة مستخدم، وعرض التقارير. كل زر ينقلك مباشرةً إلى القسم المناسب.

المجالس واللجان

المكان الذي تُنشأ فيه المجالس واللجان الفرعية وتُدار عضويتها وقواعد الحوكمة الخاصة بها.

إنشاء مجلس وإضافة أعضاء

1. اضغط «مجلس جديد» وأدخل الاسم (بالعربية والإنجليزية) والوصف والنوع.
2. اضبط قواعد الحوكمة: نسبة النصاب (افتراضيًا 50%)، وتفعيل التفويض، والتصويت بالوكالة.
3. أضِف الأعضاء الأوليين، وحدّد دور العضوية لكل منهم: رئيس / نائب رئيس / أمين سر / عضو.
4. احفظ — يُنشأ المجلس بحالة نشط، ويصل كل عضو مُضاف إشعار «تمت إضافتك إلى مجلس» عبر التطبيق والبريد.
5. لإضافة عضو لاحقًا: افتح المجلس ثم إدارة الأعضاء، وأضِف أو أزِل. لا يمكن تكرار العضو نفسه.

اللجان الفرعية

داخل كل مجلس يمكنك إنشاء لجان فرعية لها أعضاؤها وقواعد النصاب الخاصة بها، وترفع تقاريرها إلى المجلس الأم.

الاجتماعات

جدولة اجتماعات المجالس واللجان وإدارتها من الدعوة إلى الانعقاد: تحديد الموعد، وجدول الأعمال، وتأكيد الحضور، وإدارة الجلسة، ثم تحرير المحضر.

حالات الاجتماع

الطريقة (أ): جدولة مباشرة بموعد محدد

1. اضغط «اجتماع جديد»، وأدخل العنوان والنوع والصيغة (حضوري/عن بُعد) والموعد والمدة والمكان أو الرابط.
2. اختر المجلس أو اللجنة ورئيس الجلسة، وأضِف المشاركين. يمكنك استبعاد من لا يلزم توقيعه للمحضر.
3. احفظ — يصبح الاجتماع مجدولًا، وتُرسل الدعوات لكل المشاركين مع تذكير قبل الاجتماع بثلاثين دقيقة.

الطريقة (ب): استطلاع التوفّر

1. عند الإنشاء، اقترح عدة مواعيد مرشّحة بدل موعد واحد. يبدأ الاجتماع بحالة تحديد الموعد.
2. يصوّت كل مشارك على كل موعد: مناسب / عند الحاجة / غير مناسب.
3. يعتمد المنظّم الموعد الفائز عبر «تأكيد الموعد» — فيتحول الاجتماع إلى مجدول ويصل المشاركين تأكيد.

المشاركون وجدول الأعمال

• تأكيد الحضور: كل عضو يحدّد حضوره (مؤكد/معتذر). ويمكن للمنظّم تعديل حالة أي مشارك.
• جدول الأعمال: أضِف البنود بالترتيب مع مُقدّم البند ومدته، مع إمكانية بنود فرعية.
• لا يمكن تعديل المشاركين بعد أن يصبح الاجتماع منتهيًا.

إدارة الجلسة

1. «بدء الاجتماع» يحوّل الحالة إلى جارٍ الآن (من حالة مجدول فقط).
2. اختياريًا استخدم الفيديو المدمج داخل المنصة، مع حفظ التسجيلات.
3. «إنهاء الاجتماع» يحوّله إلى منتهٍ ويحسب المدة الفعلية، ثم يصبح للقراءة فقط.
4. بعد الجلسة يُنشئ أمين السر المحضر — وهذه الخطوة تفتح التصويت على القرارات تلقائيًا.

المحاضر

تحرير محضر الاجتماع، والتصويت على قراراته، وتوقيعه إلكترونيًا، ثم اعتماده ونشره كسجل رسمي نهائي.

حالات المحضر

إنشاء المحضر

1. بعد انتهاء الاجتماع، اضغط «إنشاء محضر» (محضر واحد لكل اجتماع).
2. تُحدَّد مجموعة المُوقّعين المطلوبين وتُثبَّت، حتى لا تتعطّل عملية الاعتماد لاحقًا بتغيّر العضوية.
3. حدّد مدة التوقيع (افتراضيًا 7 أيام). يبدأ العدّ من لحظة الإنشاء.
4. بمجرد الإنشاء يُفتح التصويت على كل قرارات الاجتماع، ويصل المشاركين إشعار «المحضر جاهز للمراجعة».

معالج المراجعة: اقرأ ثم صوّت ثم وقّع

التوقيع الإلكتروني

• وقّع برسم توقيعك على الشاشة، أو استخدم «التوقيع الأخير» المحفوظ.
• يمكن إضافة ملاحظة اختيارية مع توقيعك.
• لا يمكن التوقيع قبل إتمام كل تصويتاتك المطلوبة، أو إذا كان المحضر مقفلًا.

الاعتماد التلقائي

يُعتمد المحضر ويُنشر تلقائيًا عند تحقّق شرطين معًا: توقيع كل المُوقّعين المطلوبين (بمن فيهم الموقّعون الخارجيون)، ووصول كل القرارات إلى حالة نهائية. عند الاعتماد يُقفل المحضر، وتتحول قراراته إلى قرارات معتمدة، وتُحفظ نسخة مستند في مستندات الاجتماع، وتصل إشعارات النشر للجميع.

إعادة الفتح والتصدير

• إعادة الفتح: تُحفظ نسخة من الإصدار السابق، ويُلغى القفل، ويعود المحضر لحالة «قيد المراجعة».
• التصدير: ملف Word أو PDF بالعربية أو الإنجليزية، يتضمّن مصفوفة تصويت وجدول توقيعات، مع علامة مائية باسم من نزّل الملف.

التبليغات والقرارات

إدارة القرارات المطروحة للتصويت داخل الاجتماعات ومتابعتها بعد اعتمادها لتصبح قرارات رسمية مرقّمة، وتشمل القرارات بالتمرير وتصويت المشاركين الخارجيين.

حالات القرار

دورة حياة القرار

1. الإنشاء: أنشئ قرارًا مرتبطًا باجتماع، مع عنوانه ونوعه (للتنفيذ/للاطلاع/للإحالة/توصية) ونمط التصويت (علني/سري). يبدأ بحالة قيد الانتظار.
2. فتح التصويت: إمّا يدويًا بزر «بدء التصويت»، أو تلقائيًا عند إنشاء محضر الاجتماع (وهو المسار المعتاد).
3. التصويت: يصوّت كل مشارك: موافق / غير موافق / ممتنع. صوت واحد لكل عضو، يمكن تغييره ما دام التصويت مفتوحًا.
4. إغلاق التصويت: بزر «إنهاء التصويت» تُحتسب النتيجة والنصاب. فإن فاق «موافق» «غير موافق» واكتمل النصاب أصبح معتمدًا وحصل على رقم قرار.
5. القرار النهائي: عند اعتماد محضر الاجتماع تُقفل القرارات وتصبح قرارات رسمية في السجل.

متابعة التنفيذ

بعد الاعتماد يمكن تعيين مسؤول تنفيذ وتحديث نسبة الإنجاز (0–100%) وحالتها (لم يبدأ / قيد التنفيذ / مكتمل / متوقف). ويمكن للمهتمين متابعة القرار لتصلهم تحديثاته.

قرار بالتمرير

1. من قسم المحاضر اضغط «قرار بالتمرير»: أدخل العنوان وتاريخ السريان ومدة التوقيع واختر المُوقّعين.
2. أضِف القرارات التي سيصوّت عليها المُوقّعون.
3. أنهِ الإنشاء — تُثبَّت مجموعة المُوقّعين، ويُفتح التصويت، ويصل المُوقّعين إشعار.

تصويت المشارك الخارجي

يمكن دعوة مصوّتين من خارج المؤسسة. يصلهم رابط خاص عبر البريد (صالح 14 يومًا) يفتح صفحة عامة يستعرضون فيها القرار ومعاينة المحضر، ثم يضغطون موافق / غير موافق / ممتنع دون الحاجة إلى تسجيل الدخول.

اللوائح

سجل لوائح المجالس واللجان: اختصاصاتها وقواعدها ونطاق عملها، مع حفظ سجل الإصدارات عند كل تحديث.

حالات اللائحة

دورة حياة اللائحة

1. الإنشاء: اضغط «لائحة جديدة»، وأدخل العنوان والوصف والمحتوى، وحدّد النطاق (عام / لمجلس / للجنة) مع مرفق اختياري. تُحفظ كـمسودة.
2. النشر: اضغط «نشر» — تصبح منشورة ويصل الأعضاء المعنيين إشعار «تم نشر اللائحة».
3. التحديث: تعديل لائحة منشورة يُنشئ نسخة جديدة في السجل ويزيد رقم الإصدار، ويصل إشعار «تم تحديث اللائحة».
4. الأرشفة: اضغط «أرشفة» لإخفائها، مع إمكانية إعادة نشرها لاحقًا.

العرض والتنزيل

تعرض صفحة التفاصيل المحتوى والمرفق وسجل الإصدارات (الأحدث أولًا) مع رابط تنزيل لكل إصدار، وإمكانية الطباعة.

الإفصاح عن تعارض المصالح

يُفصح العضو عن تعارض مصالح محتمل، فيُقرّ بقية الأعضاء باطّلاعهم، ثم يُقفل الإفصاح كسجل نهائي.

حالات الإفصاح

سير العمل

1. الإنشاء: يكتب العضو عنوان الإفصاح ووصفه. وتُثبَّت عند الإنشاء قائمة المُقِرّين المطلوبين وهم كل أعضاء المجلس واللجان النشطين عدا صاحب الإفصاح.
2. الإشعار: يصل الأعضاء والإدارة وأمين السر والرئيس إشعار «تم إنشاء إفصاح».
3. الإقرار: يضغط كل عضو من القائمة «أقرّ باطّلاعي» ويُسجَّل الوقت. ولا يمكن الإقرار مرتين.
4. القفل التلقائي: بمجرد إقرار الجميع يُقفل الإفصاح كـسجل نهائي وتصل إشعارات الاعتماد.

المستندات

مستودع مركزي وآمن لملفات المؤسسة، منظّم في مجلدات، مع تشفير الملفات أثناء التخزين وعلامة مائية عند العرض والتنزيل.

رفع مستند

1. اضغط «رفع» واختر الملف (حد أقصى 10 ميجابايت).
2. الأنواع المسموحة: PDF وWord وExcel وصور (JPG/PNG/GIF/WEBP) وTXT وCSV.
3. أضِف الاسم والوصف والوسوم، واربطه اختياريًا بمجلد أو مجلس أو لجنة أو اجتماع أو مهمة.

المجلدات

• مجلدات شخصية تُنشئها بنفسك مع تفريعات.
• مجلدات افتراضية تلقائية لكل مجلس أو لجنة أو اجتماع له مستندات.
• يمكن نقل المستند بين المجلدات ومعاينته وتنزيله.

التقارير

لوحة تحليلات الحوكمة: مؤشرات الأداء، ومسار المحاضر، والحضور، والقرارات عبر الزمن — قابلة للتصدير.

الأقسام

التصدير

صدّر أي قسم بصيغة CSV أو PDF. تحمل الملفات سطر مصدر يوضّح اسم المنصة واسم من نزّل التقرير، كعلامة مائية للتتبّع.

الشكاوى والاقتراحات

قناة للتواصل مع فريق الدعم الفني: أرسل شكوى أو اقتراحًا يصل مباشرةً إلى فريق الدعم عبر البريد.

إرسال رسالة في ثلاث خطوات

1. النوع: اختر اقتراح (فكرة لتحسين التجربة) أو شكوى (مشكلة واجهتها).
2. الرسالة: اكتب نصك (حتى 5000 حرف). يمكنك الإرسال بـ Ctrl/⌘ + Enter.
3. مرفقات اختيارية: حتى 3 ملفات، 5 ميجابايت لكل ملف و10 ميجابايت إجمالًا (صور، PDF، TXT). يدعم السحب والإفلات ولصق لقطة الشاشة مباشرة.

الإعدادات

مركز إدارة المنصة: المستخدمون، وبيانات المؤسسة، وقواعد الحوكمة الافتراضية، وتفضيلات التنبيهات، والمظهر واللغة.

إدارة المستخدمين

• إضافة مستخدم: يُنشأ بكلمة مرور مؤقتة تُرسل له بالبريد. ولا يمكنك منح دور أعلى من دورك.
• تعديل مستخدم: الاسم والدور (ضمن مستواك) ونوع العضوية.
• إعادة تعيين كلمة المرور: يضبط المدير كلمة مرور جديدة للمستخدم.
• مستندات الأعضاء: استعراض هوية العضو وعنوانه الوطني وسيرته الذاتية، مع إمكانية إعادة التعيين ليعيد العضو الرفع.

أقسام الإعدادات الأخرى

الملف الشخصي

إدارة حسابك: معلوماتك الشخصية، وكلمة المرور، ومستندات هويتك. تجده في قائمة الحساب أسفل القائمة الجانبية.

معلوماتك وكلمة المرور

• البيانات: عدّل الاسم (بالعربية والإنجليزية) والهاتف والصورة الشخصية. أمّا البريد والدور فلا يمكن تغييرهما.
• كلمة المرور: أدخل كلمة المرور الحالية ثم الجديدة (8 أحرف على الأقل) مع تأكيدها.

مستنداتي — رفع لمرة واحدة

1. ارفع الهوية الوطنية (PDF أو صورة).
2. ارفع العنوان الوطني (PDF أو صورة).
3. ارفع السيرة الذاتية (PDF أو Word). الحد 10 ميجابايت لكل ملف.

التنبيهات

تصلك إشعارات فورية بكل حدث يهمّك — عبر أيقونة الجرس داخل التطبيق (بثّ حيّ مباشر) وعبر البريد الإلكتروني.

أمثلة على ما تُنبَّه به